[Work Folders] Introduction

On constate actuellement une évolution significative de l’environnement de travail utilisateur. Tout d’abord le nombre de terminaux par utilisateur augmente (il est actuellement de 3 par utilisateurs en Europe). D’autre part l’écosystème matériel se diversifie avec l’apparition de nouveaux facteurs de formes (smartphone, tablette, hybride) sous d’autres systèmes d’exploitation (iOS, Android). Enfin de plus en plus de personnes utilisent leur terminal personnel afin de réaliser des tâches professionnelles telles que l’envoi de mail, etc.

Ces évolutions impliquent des changements dans les usages avec l’apparition de certains risques. Prenons l’exemple du développement de l’utilisation de solutions de stockage de fichiers en ligne (OneDrive, DropBox, etc.) pour stocker et partager des documents professionnels. Ces solutions sont très simples d’utilisation mais présentent l’inconvénient de stocker les données professionnelles dans le Cloud. Dans certains contextes (Santé, innovation, confidentialité, etc.) ce fonctionnement n’est pas permis. Pour autant, l’usage de ces solutions est plébiscité par les utilisateurs du fait de leur simplicité d’utilisation et de leur usage très répandu dans la sphère personnelle.

Les challenges pour le service informatique sont les suivants :

  • Fournir un service analogue aux utilisateurs avec la même simplicité d’utilisation
  • Stocker les documents sur des serveurs de fichiers de l’entreprise
  • Protéger ces documents lorsqu’ils sont stockés sur les terminaux

En résumé, il faudrait être en mesure de déployer OneDrive On-Premise avec une surcouche de sécurité dans votre système d’information pour vos utilisateurs.

La fonctionnalité Work Folders vous donne la possibilité de relever ce challenge. Elle apporte d’une part une simplicité d’utilisation pour les utilisateurs du fait d’un accès unifié aux données professionnelles, et d’autre part une sécurisation du contenu en permettant aux administrateurs de conserver le contrôle des données ainsi que leurs modalités d’accès et de stockage sur les terminaux.

Comment ça marche ? Vous créez un document depuis un terminal et l’enregistrez dans votre dossier Work Folders. Ce document est automatiquement synchronisé sur vos serveurs de fichiers. Une fois la synchronisation réalisée, vous pouvez accéder à ce document depuis un autre terminal pour consultation ou modification. Nous sommes exactement dans le même mode de fonctionnement qu’une solution de type OneDrive. L’utilisateur dispose d’une entrée spécifique dans l’explorateur pour accéder à ses documents Work Folders et le protocole de synchronisation de fichiers utilisé est le protocole HTTPS.

Vue de l'entrée Work Folders dans l'explorateur Windows
Vue de l’entrée Work Folders dans l’explorateur Windows

Autre élément non négligeable : cette fonctionnalité est intégrable à vos partages de fichiers existants. Il est ainsi parfaitement envisageable d’ajouter la couche Work Folders à des dossiers redirigés ou des profils itinérants existants … à la condition que ces dossiers soient hébergés sur des serveurs de fichiers Windows Server 212 R2. Sa mise en œuvre en est ainsi grandement simplifiée.

Enfin, Vous pouvez imposer un niveau de sécurité à un terminal souhaitant se connecter aux Work Folders en appliquant des paramètres tels que le verrouillage du terminal par un mot de passe ou le chiffrage des données sur le terminal.

En bref, Work Folders c’est :

  • Une solution permettant de travailler avec des données professionnelles depuis un terminal personnel tout en assurant un niveau de sécurité compatible avec les standards de sécurité de l’entreprise
  • Une solution permettant de séparer les données professionnelles des données personnelles sur un terminal
  • Un moyen donné aux administrateurs de conserver la maîtrise des données professionnelles présentes sur les terminaux des utilisateurs
  • Compatible avec votre existant et avec Azure
  • Compatible avec le Clustering pour une implémentation hautement disponible

Et ce n’est pas :

  • Une solution de gestion de base documentaire et de collaboration d’entreprise comme pourrait l’être Sharepoint. Ici chaque utilisateur dispose de son propre dossier. Il n’est donc pas orienté travail collaboratif comme peut l’être par exemple Onedrive Enterprise par exemple.

 

Cette petite introduction n’est que le début d’une nouvelle série de Régis où je décrirais cette fonctionnalité puis j’illustrerai mon propos par une mise en œuvre simple. Dans un deuxième temps je décrirai le déploiement déploiement d’une solution Work Folders publié sur Internet et enfin quelques articles permettant de simplifier l’administration quotidienne.

Enjoy 😉

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